เคล็ดลับการเลือก โปรแกรมบัญชี ให้เหมาะกับกิจการ

ค้อน กรรไกร กระดาษ

คุณจำความรู้สึกในการเล่นเป่ายิ้งฉุบได้หรือไม่? ถ้าให้คุณเลือกว่าระหว่างค้อน กรรไกร และกระดาษ อะไรดีที่สุด…คำตอบที่ได้รับคงเป็น “มันไม่มีอะไรดีกว่าอะไร” ในบางครั้งกระดาษก็ย่อมดีกว่ากรรไกร สิ่งที่สำคัญมันอยู่ที่ว่า ณ ตอนนี้คุณต้องการใช้อะไร เพราะบางโปรแกรมบัญชีที่ทำอะไรได้เยอะๆ บางทีแล้วอาจจะไม่ได้เวิร์คกับธุรกิจคุณตอนนี้ก็ได้ การลงทุนใช้โปรแกรมแพงๆ ก็อาจเป็นการขุดหลุมฝังตัวเองตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มกิจการ

ประเด็นคือ คุณควรเข้าใจความต้องการของธุรกิจ ณ ปัจจุบันให้ดีมากพอ เพื่อจะได้เลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ในบทความนี้เราจะมาทำความรู้จักโปรแกรมการทำบัญชีแต่ละรูปแบบเพื่อเป็นแนวทางให้คุณได้เลือกโปรแกรมบัญชีที่เหมาะกับตัวคุณเอง

บัญชี รายรับ-รายจ่าย

การทำบัญชีพื้นฐานแบบง่ายที่สุด หากนึกภาพไม่ออกให้ลองนึกถึงเจ้าของกิจการขนาดเล็ก เช่นร้านโชห่วยในหมู่บ้านที่นั่งจดรายได้รายจ่ายประจำวันลงในสมุด ซึ่งในสมัยนี้อาจมีการนำ Excel เข้ามาช่วยจดให้เป็นระเบียบมากขึ้น หรือแม้กระทั่งการบันทึกข้อมูลลงใน application การจดบันทึกรายรับ-รายจ่ายนั้นเป็นเรื่องของ วินัย และทัศนคติที่ต้องเริ่มทำ หากผู้ประกอบการยังไม่สามารถทำบัญชีนี้ได้ ก็ยังไม่ควรพิจารนาโปรแกรมอื่นๆ เพราะพูดได้คำเดียวว่า…ไม่น่าจะรอด เพราะบัญชีรายรับ-รายจ่ายนั้นเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมืออื่นๆ หากคุณยังไม่เคยทำบัญชีมาก่อน พวกเราแนะนำว่าให้เริ่มจากข้อนี้ก่อนเลย 

โปรแกรม ออกเอกสารทางด้านบัญชี

ต่อมาสำหรับผุ้ประกอบการที่เริ่มทำบัญชีเป็นกิจจะลักษณะ หลายๆ คนอาจมีการนำ Excel เข้ามาช่วย หรือใช้โปรแกรมออกเอกสารบัญชีออนไลน์ที่ search เจอตามอินเตอร์เน็ต ที่สามารถช่วยสร้างใบเสนอราคา ใบวางบิล ใบกำกับภาษี

ก่อนอื่นเลยคุณต้องทำความเข้าใจก่อนว่าโปรแกรมเหล่านี้เป็นเพียงโปรแกรมออกเอกสารทางด้านบัญชีเท่านั้น ยังไม่ถือว่าเป็นโปรแกรมบัญชี ฟังก์ชั่นในการออกบิลต่างๆ นี้ รวมถึงรายงานซื้อ รายงานขาย การออกใบหัก ณ ทีจ่าย เหล่านี้ไม่ใช่การทำบัญชี ดังนั้นการที่จะเรียกโปรแกรมเหล่านี้ว่าโปรแกรมบัญชีอย่างเต็มปากก็คงจะไม่ใช่ อีกโปรแกรมที่ผู้ประกอบการมักสับสนก็คือโปรแกรม POS หน้าร้าน มีการคีย์การขายสินค้า การสรุปยอดรายวันก็ยังไม่ถือว่าเป็นโปรแกรมบัญชี แต่เป็นเพียงโปรแกรมการขายเพียงเท่านั้น

โปรแกรมออกเอกสารทางด้านบัญชีนี้ถือว่าเป็นจุดเริ่มที่ดีของการบริหารจัดการเอกสาร ซึ่งสำหรับผู้ประกอบการคนไหนที่จ้างสำนักงานบัญชี ทางสำนักงานส่วนใหญ่มักจะให้ทางเจ้าของกิจการออกเอกสารทางด้านบัญชีมาให้ บางเจ้าอาจมีโปรแกรมมาให้ใช้ แต่ถึงอย่างไรก็ยังไม่ใช่โปรแกรมบัญชีอยู่ดี

โปรแกรมบัญชีจริงๆ ต้องสามารถบันทึกรายการทางบัญชีได้จนถึงการปิดงบ สามารถดูงบการเงิน บัญชีแยกประเภท บัญชีรายวันได้ การลง debit credit ถึงจะเรียกว่าเป็นโปรแกรมบัญชี ซึ่งสามารถปรับปรุงแก้ไข และสามารถตรวจสอบได้ตามมาตรฐานทางบัญชีได้อย่างถูกต้อง

โปรแกรมบัญชี [ออฟไลน์]

ก่อนที่จะมีเทคโนโลยี cloud computer โปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่นั้นจะเป็นโปรแกรมแบบออฟไลน์ที่ปกติทางบริษัทต่างๆซื้อมาเป็น license และทำการติดตั้งภานในเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจถูกจำกัดอยู่เพียงคอนพิวเตอร์เครื่องนั้นเครื่องเดียวหรือไม่ก็สำหรับแค่เพียงเครื่องที่ถูกใช้งานภายในองค์กรเท่านั้น

เนื่องจากโปรแกรมเหล่านี้นั้นมีมานานจึงมีระบบที่หลากหลาย สามารถนำมาประยุคใช้ได้กับหลายธุรกิจซึ่งก็เป็นข้อดี แต่ในอีกมุมหนึ่งก็เป็นข้อเสียได้เช่นกัน เพราะเนื่องจากการที่โปรแกรมเหล่านี้นั้นมีมานาน ความโบราณนั้นมีข้อจำกัดในการเชื่อมต่อข้อมูลแบบใหม่ เช่นการเชื่อมต่อแบบเรียลไทม์ โดยส่วนใหญ่แล้วโปรแกรมบัญชีออฟไลน์นี้จะใช้ระบบคีย์มือ สำนักงานบัญชีที่ใช้โปรแกรมออฟไลน์มักจะให้ลูกค้าทำการเปิดเอกสารและคีย์ข้อมูลตามเอกสารนั้นๆ ที่ถูกส่งมา บางเจ้าอาจรอคีย์ทีเดียวตอนท้ายปีซะด้วยซ้ำ 

โปรแกรมบัญชีออฟไลน์จึงเหมาะกับสำหนักงานบัญชี หรืบริษัทที่ต้องการคีย์บัญชีภายในบริษัทเท่านั้นและไม่ได้มี business model ที่ซับซ้อนเนื่องจากโปรแกรมเหล่านี้เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ความยืดหยุ่นเลยค่อนข้างจะต่ำ

โปรแกรมบัญชี [ออนไลน์]

ถัดจากโปรแกรมบัญชี Offline ก็จะมีโปรแกรมบัญชี Online ซึ่งในสมัยนี้ก็มีให้เลือกมากมายไม่ว่าจะเป็นของคนไทยหรือต่างประเทศและมักเป็นการจ่ายแบบรายเดือนเพื่อใช้บริการ แน่นอนว่าความทันสมัยนั้นชนะขาดลอย แต่อาจต้องเลือกดีๆ เพราะบางโปรแกรมนั้นอาจไม่ได้มี function ครบเหมือนกับโปรแกรมออฟไลน์

2 ข้อหลักในการเลือกโปรแกรมบัญีออนไลน์นั้นก็คือ flexibility (ความยืดหยุ่น) และ function เพราะส่วนใหญ่แล้วโปรแกรมบัญชีออนไลน์มักมีความ flexibility ต่ำ ยกตัวอย่างเช่นการเปิดเอกสารขายสินค้าด้วยเงินสด ทางระบบก็อาจจะสามารถบันทึกในระบบว่าวันนี้มีรายได้เข้า แต่เมื่อใดที่ธุรกิจของคุณเริ่มมีความซับซ้อน เช่นมีรายการแบบผ่อนจ่าย งวดนี้จ่ายด้วยการรูดบัตร งวดหน้าเป็นเงินสด หรือ เป็นรายได้แบบ subscription แต่ต้องมีการมัดจำ และมีการคืนเงินภายหลัง โปรแกรมสำเร็จรูปเหล่านี้มักจะไม่สามารถบันทึกรายการให้ได้โดยทันทีจากเอกสาร แต่ต้องคีย์มือเพิ่มเติมเข้าไป เพราะว่าถือเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปเหมือนกัน

สิ่งที่อาจทำได้มากขึ้นสำหรับโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ดี ก็คือการเชื่อมต่อกับระบบภายนอก เช่นการเชื่อมต่อผ่านระบบ API เพื่อนำมาลงบัญชีรวมถึงโปรแกรมบัญชีออนไลนบางแห่งจะมีการออกแบบมาให้ค่อนข้างทันสมัยทำให้ผู้ประกอบการและสำนักงานบัญชีสามารถทำงานไปได้พร้อมๆ กัน เช่น เมื่อเจ้าของกิจการออกเอกสารการค้าให้ลูกค้าเสร็จแล้ว ระบบจะทำการส่งข้อมูลเหล่านี้ไปให้ฝ่ายบัญชีโดยทันทีเพื่อทำการบันทึกบัญชี หรือ ปรับปรุงรายการใดใดโดยไม่ต้องส่งเอกสารให้กันอีก

ระบบ ERP [Enterprise Resource Planning Software]

โปรแกรม ERP คือโปรแกรมขนาดใหญ่ที่ไว้จัดการข้อมูลโดยรวมทั้งหมดของบริษัท ซึ่งในโปรแกรม ERP ส่วนใหญ่มักมีโปรแกรมบัญชีร่วมด้วยเสมอ อีกทั้งยังมีโปรแกรมระบบอื่นๆ เช่น ระบบ CRM ระบบการขาย POS ระบบฐานข้อมูล และคลังสินค้า

ระบบ ERP จะช่วยให้ผู้ประกอบการมองเห็นการทำงานต่างๆ ของแต่ละแผนกร่วมด้วยกัน ระบบ ERP ส่วนใหญ่นั้นมักจะเป็นของต่างประเทศซึ่งมีให้เลือกทั้งแบบ onsite และ online โดยเป็นการซื้อ license เข้ามา แต่เนื่องจากระบบ ERP นั้นเป็นระบบที่ค่อนข้างใหญ่จึงมีต้นทุนที่ค่อนข้างสูงจากหลักแสนถึงหลักล้าน มีการที่ต้องจ่ายค่าบำรุงและฟื้นฟูรายปีที่ค่อนข้างแพง

ข้อเสียหลักๆ ของระบบ ERP คือต้นทุนในการซื้อ การเก็บ และการแก้ไข จึงเห็นได้ว่าองค์กรส่วนใหญ่ที่ใช้ระบบ ERP นั้นจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีงบประมาณสูง ธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ประกอบการที่เพิ่งเริ่มต้นจึงแทบจะไม่สามารถขยับขึ้นมาใช้ระบบ ERP ได้ยาก 

ระบบ Back-Office Automation / Integration

ระบบ Back-Office Automation คือเทคโนโลยีที่ทำให้การบันทึกรายการต่างๆ ทำได้อย่างอัตโนมัติโดยไม่ต้องคีย์มืออีกต่อไป ซึ่งมีข้อได้เปรียบอย่างสูงในการประหยัดเวลา  เช่นการเปิดบิลจาก 5 สาขา และวิ่งเข้ามาลงบันทึกบัญชีที่ส่วนกลาง การที่คลังสินค้าสามารถส่งข้อมูลไปถึงฝ่ายขนส่งและตัด stock ออกจากระบบคลังสินค้าทันทีเมื่อของได้ถูกย้ายออกไป 

ส่วนการทำ integration คือการเข้าไปเชื่อมกับระบบอื่นๆ ที่มีอยู่แล้ว เช่นคุณอาจจะมีระบบ HR ระบบ payroll หรือคลังสินค้าที่แยกออกไป ที่ก่อนหน้านี้ไม่สามารถเชื่อมโยงกันได้ สำหรับธุรกิออนไลน์คุณอาจจะมีการขายสินค้าอยู่บน platform หลายๆ เจ้า จะทำอย่างไรถึงจะสามารถทำให้ platform เหล่านี้ส่งต่อข้อมูลมาที่ระบบการลงบัญชีได้

สิ่งเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมากขึ้น แต่แน่นอนการทำ Automation และ Integration ก็จะตามมาด้วยต้นทุนที่มากขึ้น แต่สำหรับธุรกิจที่สามารถทำเรื่องเหล่านี้ได้…ในอนาคตก็จะมีความได้เปรียบในเรื่องความเร็วในการปรับตัวได้มากกว่า 

ต้นไม้ใหญ่ ไม่สามารถเติบโตได้ ในกระถางใบเล็ก

สุดท้ายแล้วเมื่อธุรกิจมีการขยับขยาย การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีก็ต้องมีการพัฒนาการใช้งานขึ้นมาให้เหมาะสม หากธุรกิจมีความซับซ้อน และมีความจำเป็นในการใช้ข้อมูลที่มากขึ้น กแน่นอนว่าการใช้โปรแกรมให้ดี และเหมาะสมกับช่วงเวลานั้นๆ ก็เป็นสิ่งที่สำคัญ

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าธุรกิจคุณมีความซับซ้อนสูงมาก การวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงของสินค้า ยอดขาย และแนวโน้มมีความจำเป็นที่ต้องทำให้เวลาที่รวดเร็ว แต่คุณตัดสินใจจ้างแค่สำนักงานบัญชีเพื่อส่งภาษี โดยไม่มีโปรแกรมภายในของคุณเอง คุณก็ไม่อาจโตได้ดีเท่าที่ควร แต่ในขณะเดียวกัน หากธุรกิจของคุณยังเล็กอยู่ คุณจะหาระบบ ERP ราคา 3 ล้านบาทมาใช้ทำไมกัน

หากเปรียบธุรกิจของคุณเป็นต้นไม้ คุณจะสามารถเลือกกระถางที่เหมาะสมกับขนาดของต้นไม้คุณได้ ถ้ายังเป็นต้นไม้ต้นเล็ก เพาะต้นกล้ามาหมาดๆ การใช้กระถาง หรือ ระบบที่ยิ่งใหญ่ก็ไม่เหมาะนัก แต่ถ้าเป็นต้นไม้ใหญ่ ยังไงก็ไม่สามารถเติบโตได้ ในกระถางใบเล็กๆจริงไหม?

ที่ Positive Cashflow เราเป็นระบบ Cloud ERP ที่สามารถทำ Back Office Automation/Integration ซึ่งให้บริการในราคาที่คุ้มค่าในการลงทุนในะระยาวสำหรับแต่ละธุรกิจ สำหรับผู้ประกอบการท่านใดที่ต้องการปรึกษาว่าธุรกิจของคุณเหมาะกับโปรแกรมแบบไหน…สามารถปรึกษาเราได้โดยการคลิกที่ปุ่มด้านล่างนี้ทีมงานยินดีรับฟัง ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ … ให้เราได้เป็นส่วนหนึ่งในการเติบโตของธุรกิจคุณ