จะเลือกโปรแกรม ERP ให้เข้ากับบริษัทอย่างไร ?

ทำความรู้จัก ERP

ERP คืออะไร ? ทำไมต้อง ERP ?

“ERP” ย่อมาจาก “Enterprise Resource Planning” เป็นการเรียก ระบบซอฟแวร์ (Software) หรือโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการและวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรให้มีประสิทธิภาพที่สูงสุด

ERP ทำหน้าที่เชื่อมโยงระบบงานของทุกฝ่ายในองค์กรเข้าด้วยกันแบบ Real Time โดยการบันทึกข้อมูลทุกอย่างของทุกฝ่ายที่เกี่ยวกับธุรกิจไว้ใน Database หลัก เพื่อให้แต่ละฝ่ายสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาได้ทันที และทำให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ อัพเดทข้อมูลถึงกันได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็น ฝ่ายผลิต (Production), ฝ่ายขาย (Sales and marketing), ฝ่ายวางแผน (Planning), ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Human resource) รวมไปถึง ระบบของฝ่ายบัญชีการเงิน (Accounting / Finance) ด้วย 

โปรแกรมบัญชี ไม่ใช่ระบบ ERP แต่เป็นแค่ส่วนหนึ่งของ ERP เท่านั้น 

ซึ่งความเข้าใจผิดของหลายๆคนที่มีแต่ระบบ ERP คือ หลายๆคนชอบคิดและเหมารวมว่า “โปรแกรมบัญชีคือระบบ ERP” ซึ่งเป็นความเชื่อที่ผิด! เพราะอย่างที่บอกความหมายไปด้านบนว่า ERP เป็นระบบการจัดการข้อมูลและประสานเชื่อมต่อการทำงานข้อมูลของทุกฝ่ายในบริษัท เพราะฉะนั้น โปรแกรมบัญชี เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งของระบบ ERP เท่านั้น

ระบบหลังบ้าน บัญชี การเงิน คลังสินค้า ทรัพยากรมนุษย์ เงินเดือน จัดซื้อ

เรื่องที่จะต้องพิจารณาก่อนเลยของระบบ ERP ที่ต้องการจะใช้ก็คือ ฟังก์ชั่นของระบบหลังบ้าน ว่ามีครบถ้วนแบบที่ธุรกิจของเราต้องการหรือไม่ สามารถใช้งานได้ง่าย และปรับปรุงเปลี่ยนอะไรได้บ้างเพื่อให้เข้ากับธุรกิจเฉพาะทางของเรามากที่สุด เนื่องจากแต่ละธุรกิจก็มีเงื่อนไขที่แตกต่างกัน

ระบบหน้าบ้าน การขาย ลูกค้าสัมพันธ์ การตลาด บริการลูกค้า

เรื่องถัดมาที่หลายๆธุรกิจไม่ได้พิจารณาในการเลือกใช้ ERP ก็คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับดำเนินงานของธุรกิจหน้าบ้าน ไม่ว่าจะเป็นการขาย การตลาด เพราะว่ามักจะใช้ซอฟต์แวร์แยกต่างหากออกไป เช่น แยกระบบ POS ออกมาต่างหาก ใช้ระบบประมวลผลยอดขาย และการตลาดออกมาเป็นอีกโปรแกรม ซื้อระบบ CRM และการให้บริการลูกค้าแยกออกมาอีก ซึ่งทำให้ข้อมูลไม่ได้ถูกใช้ในส่วนกลางเป็นหนึ่งเดียว

ในความเป็นจริงแล้วก็ ERP ที่ดีควรจะสามารถจัดการข้อมูลในส่วนหน้าบ้านได้โดยเชื่อมโยงกับระบบหลังบ้านอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ทีมงานไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อนหลายครั้งในเรื่องเดียวกัน อย่างไรก็ตาม ปัจจัยเรื่องต้นทุนราคาของ ERP ก็มีส่วนเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจเป็นอย่างมาก เพราะว่าการเพิ่มโมดูลหน้าบ้านของ ERP เข้ามาก็เป็นการเพิ่มค่าใช้จ่ายที่ไม่น้อยเช่นกัน

ซึ่งหากคุณสามารถประยุกต์ใช้ข้อมูลจากหลายโปรแกรม ที่อาจไม่ได้อยู่ในระบบ ERP ตัวเดียวกันทั้งหมดด้วยวิธีการต่างๆไม่ว่าจะเป็นการใช้โปรแกรมเมอร์ หรือ เทคโนโลยี API และการส่งต่อข้อมูลกันแบบ Automation เพื่อให้มีการประมวลผลที่ส่วนกลางได้แบบ Real-time ย่อมทำให้เกิดข้อมูลที่ดีต่อธุรกิจได้มากขึ้นอย่างแน่นอน

บัญชี เทคโนโลยี และธุรกิจ

เนื่องจากระบบ ERP เป็นระบบที่ซับซ้อน ซึ่งต้องใช้ความรู้เฉพาะด้าน ดังนั้นบริษัทส่วนใหญ่จึงมักจะจ้างที่ปรึกษาราคาแพง เพื่อแนะนำวิธีการใช้งาน ติดตั้งระบบ จัดทำคู่มือ และฝึกสอนให้ทีมงานอีกด้วย

แต่ปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงผู้ให้บริการ หรือ บุคคลที่จะมาเป็นหัวหน้าทีมที่จะริเริ่มโครงการในการใช้ ERP ภายในบริษัทจริงๆแล้วควรเป็นคนที่มีความเข้าใจพื้นฐานเป็นอย่างดีในเรื่องดังต่อไปนี้

1. บัญชี-ภาษี : เนื่องจากโปรแกรมบัญชีถือเป็น โปรแกรมหลักของระบบ ERP ในทุกที่ คนที่มีความเข้าใจเงื่อนไขทางด้านมาตรฐานบัญชี และภาษี จึงมีความจำเป็นอย่างมากในการจะช่วยออกแบบระบบ ERP ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ และไม่สร้างปัญหา หรือ ข้อผิดพลาดซึ่งต้องตามมาแก้ไขในภายหลัง

2. เทคโนโลยี : ทีมงานฝ่ายขายของบริษัทที่รับติดตั้งระบบ ERP ส่วนใหญ่ ได้รับการฝึกมาจากศูนย์ฝึกอบรมของซอฟต์แวร์ ERP นั้นๆซึ่งจะสามารถตอบความสามารถโดยพื้นฐานของโปรแกรมได้เป็นอย่างแน่นอน อย่างไรก็ตาม การที่คนที่เข้าใจศักยภาพ และเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วมกับการตัดสินใจเลือกใช้ ERP จะช่วยทำให้คุณประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ซึ่งทำให้คุณได้ใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย ปลอดภัย และเหมาะสมกับสถาณการณ์ในปัจจุบันของธุรกิจ

3. ธุรกิจ : ข้อแตกต่างอย่างหนึ่งของการที่บริษัทๆหนึ่งจะสามารถใช้ระบบ ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถูกตัดสินตั้งแต่วันแรกๆที่มีการเริ่มออกแบบวางระบบ บุคคลที่ต้องเกี่ยวข้องในด้านบัญชี-ภาษี และเทคโนโลยีนั้นเป็นเรื่องที่ขาดไม่ได้อยู่แล้ว แต่ข้อผิดพลาดอย่างหนึ่งที่บริษัทส่วนใหญ่ทำก็คือ KEYMAN ของธุรกิจ ไม่เข้ามีส่วนร่วมในการวางออกแบบระบบ ERP ด้วยตั้งแต่แรก คอยรับฟังแต่ข้อสรุป และตัดสินใจตามค่าใช้จ่ายต่างๆเท่านั้น

เนื่องจากทีมงานหลักไม่ได้เข้าใจโมเดลธุรกิจ และศักยภาพในอนาคตของธุรกิจได้อย่างแท้จริง ก็จะทำให้สร้าง Requirement ที่เป็นมาตรฐานทั่วไปของระบบ ซึ่งอาจจะน้อยเกินไปในอนาคตอันใกล้ที่รูปแบบธุรกิจ หรือ วิธีการทำงานต้องมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอให้ทันกับยุคสมัย สุดท้ายก็ทำให้ต้องกลับมาแก้ไขปรับปรุงระบบ และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นตามมากจนปวดหัวไปได้เลยทีเดียว

หากคุณโชคดีจริงๆ คุณอาจจะพบกับใครสักคนที่มีความรู้ความเข้าใจในประเด็นทั้งสามเรื่องอย่างลึกซึ้ง ซึ่งคนๆนั้นแหละคือคนที่ธุรกิจคุณควรจะปรึกษาด้วยเพื่อเริ่มต้นระบบ ERP ที่ดีของบริษัท

———–

รูปแบบระบบ ERP แบบออนไลน์ มีทั้งหมด 2 แบบ

1. ระบบ ERP D.I.Y. (ทำเอง ใช้เอง เป็นไปได้)

ระบบ ERP แบบ D.I.Y เป็นระบบที่สามารถสร้างขึ้นเองได้ง่ายๆ หากคุณมีความเข้าใจโครงสร้างและการทำงานของธุรกิจเพียงพอ พอมีความรู้และเปิดใจศึกษาเทคโนโลยีและสามารถหาจุดเชื่อมต่อต่างๆได้ 

ข้อดี 
– ถ้าบริษัทหรือธุรกิจคุณยังไม่ได้มีขนาดใหญ่โต หรือซับซ้อน คุณสามารถที่จะใช้ Software หรือ Application ต่างๆ เพื่อช่วยในการจัดการและวางระบบ ERP ได้
– ปรับเปลี่ยนการใช้งานได้ตามใจชอบ เพราะคุณเป็นคนเลือกและออกแบบระบบการจัดการต่างๆเอง
– ประหยัดค่าใช้จ่าย เพราะคุณสามารถเลือกใช้ Software และ Application Free ต่างๆ ในการวางระบบ ERP ได้

ข้อเสีย
– ถ้าถึงจุดที่ธุรกิจจะขยาย อาจจะเกิดปัญหาติดขัด หากคุณไม่ได้มีการวางระบบที่คิดเผื่อการขยายในอนาคต หรือระบบที่คุณวาง มีความซับซ้อน จนอาจเกิดปัญหาการตกหล่นได้ง่าย 
– อาจจะใช้เวลาเยอะ ในการศึกษา หาวิธีวางระบบ ERP D.I.Y เนื่องจากอาจจะมี โปรแกรมการใช้งานของแต่ละฝ่ายให้เลือกใช้ได้เยอะ

ข้อแนะนำ
– หากคุณอยากทำระบบ ERP ขึ้นด้วยตัวเอง คุณควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างและการจัดการข้อมูลทุกฝ่ายของธุรกิจอย่างดี เพื่อจะได้ไม่เสียเวลาออกแบบ หรือเกิดปัญหาการวางระบบ ERP ที่ผิดพลาดไม่ตอบโจทย์

2. ซอฟต์แวร์ CORPORATE ERP 

Corporate ERP หรือ ระบบ ERP แบบสำเร็จรูป ที่ทำขึ้นมาสำหรับองค์กรและธุรกิจโดยเฉพาะ เป็นระบบที่มีผู้เชี่ยวชาญสร้างขึ้นมา เพื่อให้เจ้าของกิจการ ผู้ประกอบการ หรือองค์กรต่างๆ ใช้บริการและสร้างระบบ ERP ที่เหมาะกับธุรกิจของตัวเองได้ 

ข้อดี
– มีคนใช้งานเป็นวงกว้าง ทำให้มีการปรับเปลี่ยน พัฒนาปรับปรุงระบบการใช้งาน ให้ทันเทคโนโลยีและอัพเดทอยู่เสมอ
– มีการคิดและวางระบบมาอย่างดี ทำให้ธุรกิจหรือองค์กรที่ใช้งานโปรแกรม ไม่มีปัญหาหากเกิดการขยับขยายกิจการ
– ปัจจุบันเริ่มมีคนพัฒนา ระบบ ERP ที่เหมาะกับธุรกิจเฉพาะด้าน เพื่อตอบโจทย์ความซับซ้อนที่มากขึ้นของธุรกิจ

ข้อเสีย
– ราคามีแนวโน้มสูงกว่าการทำระบบ ERP ด้วยตัวเอง เนื่องจากเป็นระบบที่ถูกคิดค้นและพัฒนามาเป็นระยะเวลานานพอสมควรแล้ว ซึ่งจะมีค่าปรับปรุง ค่าความชำนาญ และมูลค่าของความสะดวกสบาย ที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้นแลกกลับมา

ข้อแนะนำ
– ระบบ ERP สำหรับองค์กรมีหลายบริษัทที่ให้บริการ ก่อนที่จะตัดสินใจ คุณควรที่จะต้องศึกษารายละเอียดของแต่ละบริษัทให้ดีเสียก่อน ว่าเหมาะกับธุรกิจและกิจการของคุณหรือไม่ เพื่อป้องกันความผิดพลาดหรือความไม่คุ้มค่าที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

———–

เลือกระบบ ERP อย่างไรดี ?

คุณชอบเดินทางด้วยยานพาหนะไหนที่สุด : รถไฟ รถยนต์ จักรยาน หรือ เครื่องบิน ?

ไม่ว่าคุณจะตอบอะไร คุณก็คงจะมีเหตุผลของคุณอยู่เบื้องหลัง ซึ่งอาจจะเป็นยานพาหนะที่คุณคิดว่าดี ยานพาหนะที่คุณชอบ และเช่นเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นยานพาหนะแบบไหน ก็ล้วนมีข้อดี ข้อเสียด้วยกันทั้งสิ้น 

แต่ถ้าหากเปลี่ยนคำถาม จากยานพาหนะที่คุณชอบใช้เดินทาง เป็นคำถามว่า หากคุณจะไปกินข้าวที่หน้าปากซอย คุณจะเลือกยานพาหนะไหน? คำตอบของคุณอาจจะเปลี่ยนหรือไม่เปลี่ยนไปก็ได้ แต่แน่นอนว่า คำตอบของคุณจะได้มาจากวิธีคิดที่เปลี่ยนไปแน่นอน 

การตั้งคำถามที่ผิด จะทำให้การได้มาซึ่งคำตอบที่ถูกเป็นเรื่องที่ยากมากขึ้น เพราะความชอบของคุณ หรือเหตุผลของคุณ จะไม่ได้มีความสำคัญเท่ากับ จุดหมายปลายทางที่คุณอยากไป รวมถึงจุดประสงค์และจุดมุ่งหมายที่คุณอยากจะได้ จากยานพาหนะที่คุณจะเลือก เพื่อให้พาคุณไปสู่จุดหมายและตอบสนองความต้องการที่เป็นเป้าหมายของคุณได้

เช่นเดียวการเลือกระบบ ERP ให้แก่ธุรกิจคุณ ที่คุณควรเลือกระบบ ERP ที่สามารถตอบโจทย์และแก้ปัญหาที่คุณพบเจออยู่ ในสะดวกสบายขึ้น และเป็นยานพาหนะที่พร้อมพาคุณและธุรกิจของคุณ ไปสู่เป้าหมายที่คุณจากจะไปถึงให้ได้ 

ยาแก้ปวด หรือ วิตามิน ?

ยาแก้ปวดหรือวิตามิน อันไหนที่เหมาะกับร่างกายของคุณตอนนี้ ?
แล้วระบบ ERP ที่มีหลายประเภท หลากหลายรูปแบบล่ะ แบบไหนดีที่จะเหมาะกับธุรกิจของคุณ ?

สองคำถามนี้ ดูเผินๆเหมือนจะไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกัน แต่จริงๆแล้ว ถือเป็นเรื่องเดียวกันเลยก็ว่าได้ เพราะถ้าหากเทียบธุรกิจของคุณเหมือนร่างกายของคุณแล้วล่ะก็ สิ่งที่คุณจะต้องทำอันดับแรกๆ คือการสำรวจและประเมินสภาพของธุรกิจคุณ ว่าปัจจุบันนี้ ธุรกิจของคุณมีปัญหาเรื่องการจัดการอยู่ตรงไหนหรือไม่ หรือจริงๆแล้วธุรกิจของคุณกำลังไปได้ดี แต่ต้องการตัวช่วย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น และรวดเร็วขึ้น เพื่อการเติบโต หากคุณวิเคราะห์จุดนี้ได้ดี ก็จะทำให้คุณเลือกระบบ ERP ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณและทำให้ธุรกิจของคุณเข้าใกล้เป้าหมายที่คุณอยากไปให้ถึงได้ดียิ่งขึ้น

เพราะฉะนั้น ตรวจเช็คธุรกิจคุณให้ดี ตรวจดูฟังก์ชั่นระบบการทำงานของระบบ ERP ให้ละเอียด ว่าสิ่งที่คุณต้องการ สิ่งที่คุณอยากจะได้เพื่อมาแก้ปัญหาหรือมาพัฒนาธุรกิจของคุณ มันคืออะไร 

ต้นทุนค่าบริการ ต้นทุนค่าดูแลรักษา ต้นทุนในการเปลี่ยนแปลง

ในการเลือกระบบ ERP สำหรับธุรกิจคุณ ไม่ได้มีเพียงแค่ค่าบริการเท่านั้น ที่จะเกิดขึ้น แต่คุณจะต้องเช็คและคิดให้รอบคอบ ไม่ว่าจะทั้งค่าบริการนอกเหนือจากค่าบริการหลัก ต้นทุนค่าดูแลรักษาต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นระหว่างใช้บริการ หรือแม้กระทั่งต้นทุนในการเปลี่ยนแปลงระบบการใช้บริการต่างๆ เพราะการปรับใช้ระบบ ERP อาจจะไม่ใช่คำตอบสำหรับทุกธุรกิจ และอย่างที่บอกว่า ปัจจัยสำคัญหนึ่งในการเลือกระบบ ERP ก็คือจุดประสงค์และเป้าหมายในการใช้งาน 

มาตรฐาน และรางวัล ไม่ใช่คำตอบทั้งหมด

ใช่อยู่ว่า มาตรฐานเป็นสิ่งที่การันตีคุณสมบัติขั้นพื้นฐานที่ควรจะมี และเป็นการยืนยันรับรองคุณภาพการให้บริการที่น่าเชื่อถือ หรือไม่ว่าจะเป็นรางวัลต่างๆที่ได้รับ ก็จะเป็นตัวที่การันตีคุณภาพบริการและคุณภาพการทำงาน

แต่อย่าลืมว่าความเป็นมาตรฐานเป็นสิ่งสากล ที่อาจจะไม่ได้มีสิ่งที่จำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณ ที่ทำให้คุณต้องเสียเงินไปโดยเปล่าประโยชน์ เหมือนการขับเครื่องบินหรูราคาแพง เพียงเพื่อจะไปซื้อข้าวหน้าปากซอยก็เป็นได้ ดังนั้น สิ่งที่คุณควรจะต้องตระหนักไว้อยู่เสมอคือ การเลือกใช้บริการที่ได้มาตรฐานควบคุมหรือการันตีด้วยรางวัลเป็นสิ่งที่ดี แต่อาจะไม่ใช่คำตอบหรือไม่ใช่สิ่งที่จำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณ !

ผลลัพธ์ของนวัตกรรม คือ จำนวนผลงานที่คุณภาพมากขึ้น แต่ใช้ทรัพยากรน้อยลง

สุดท้ายแล้ว สิ่งที่คุณควรเลือกให้กับธุรกิจคุณ คือผลลัพธ์ของนวัตกรรม! ผลลัพธ์ที่ไม่ใช่รางวัล ไม่ใช่คำแนะนำบอกต่อ แต่เป็นผลลัพธ์จากการวิเคราะห์คุณสมบัติ ข้อจำกัด ข้อควรระวังต่างๆ ของระบบ ERP แต่ละแบบ หรือแต่ละผู้ให้บริการ เพื่อให้คุณได้ระบบ ERP ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากที่สุด โดยวัดความเหมาะสมคุ้มค่า ด้วยการได้ผลงานที่มีคุณภาพมากขึ้น และการใช้ทรัพยากรด้านต่างๆขององค์กรหรือธุรกิจคุณน้อยลง!

หากคุณมองหาระบบ ERP ที่จะสร้างผลลัพธ์ที่จับต้องได้ให้กับธุรกิจของคุณ สามารถ ติดต่อทีมงาน Positive Cashflow เพื่อพูดคุยขอคำปรึกษาเบื้องต้นได้ ว่าธุรกิจของคุณอยู่ในสถานะระดับใด และต้องการระบบ ERP แบบไหน