การตรวจสอบบัญชีด้วยตัวเอง

ถ้าวันนี้คุณโดนสรรพากรเรียกตรวจ คุณพร้อมหรือยัง ?

ถ้าคำตอบของคุณคือ พร้อม! ขอแสดงความยินดีด้วย 🙂 แต่ถ้าคุณลังเลเมื่อเจอคำถามนี้ หรือ คุณสามารถตอบได้อย่างทันควันว่า ใครมันจะไปพร้อมล่ะ นี่เป็นสัญญาณอันตรายที่เราอยากจะเตือนคุณ! 

เพราะเรื่องของธุรกิจ และเรื่องของการเงินนั้น ไม่เข้าใครออกใคร โดยฉพาะอย่างยิ่งคุณที่เป็นเจ้าของธุรกิจ เพราะไม่ว่าเมื่อเกิดปัญหาเล็กน้อยหรือใหญ่แค่ไหน คนที่จะต้องรับผิดชอบและได้รับผลกระทบจากสิ่งที่เกิดขึ้น ก็คือเจ้าของกิจการ อย่าให้ความผิดพลาดที่เกิดขึ้น เกิดเพราะความไม่รู้ หรือความประมาทจากการไม่ตรวจสอบ

ข้อกำหนดขั้นต่ำ มาตรฐานขั้นสูง

การทำตามที่ข้อกฎหมายกำหนดเป็นเพียงแค่สิ่งพื้นฐานที่จะต้องทำ! เป็นเรื่องปกติธรรมดาทั่วไป ที่คนทำบัญชีหรือสำนักงานบัญชีควรจะทำให้ได้เป็นข้อกำหนดขั้นต่ำ ซึ่งคุณที่เป็นเจ้าของกิจการ ควรที่จะมีความเข้าใจในเรื่องพื้นฐานตรงส่วนนี้ด้วย

แต่การสร้างมาตรฐานขั้นสูง และทำได้มากกว่าสิ่งที่กฎหมายกำหนด จะช่วยป้องกันความผิดพลาดต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ เตรียมความพร้อมรับมือกับปัญหาต่างๆอยู่เสมอ และพร้อมที่จะรับมือกับสรรพากรที่จะมาตรวจได้ตลอดเวลา เช่น เอกสารข้อหารือต่างๆ ข้อกฎหมายต่างๆที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่คุณทำ ที่ควรจะต้องมีสำรองเผื่อไว้ และควรถูกจัดเก็บให้เรียบร้อยและเป็นระเบียบ ง่ายในการค้นหา เพราะเอกสารบางอย่าง สรรพากรสามารถเรียกตรวจย้อนหลังได้ถึงเป็นสิบปีเลยทีเดียว ซึ่งหากคุณไม่ได้เตรียมพร้อมรับมือด้วยมาตรฐานขั้นสูง คุณอาจจะต้องเสียรู้และพลาดท่า เสียค่าปรับที่อาจจะเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ

ผังบัญชี แฟ้มเอกสาร งบการเงิน

ผังบัญชีคือการออกแบบวิธีการจัดเก็บข้อมูลในบริษัทว่าต้องการจัดเก็บให้ละเอียดระดับไหน การที่มีผังบัญชีที่ละเอียดจะสามารถทำให้คุณรู้ข้อมูลแยกออกมาได้ ไม่ว่าจะเป็นลูกหนี้รายเจ้า เจ้าหนี้แต่ละประเภท

การจัดหมวดหมู่ทางบัญชีทำให้เราสามารถดูรายงานตัวเลขได้ดียิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น
การแบ่งยอดขายออกไปเป็นภายในประเทศ และต่างประเทศ ลูกหนี้อายุ 30 วัน หรือ 90 วัน

ซึ่งแน่นอนว่าถ้าคุณจ้างสำนักงานบัญชี สิ่งที่คุณสามารถทำได้คือการนั่งคุยเรื่องการวางแผนผังบัญชีของธุรกิจคุณ เพราะสำนักงานบัญชีส่วนใหญ่มักใช้ผังสำเร็จรูปซึ่งไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อธุรกิจคุณโดยเฉพาะ 

การที่เจ้าของและนักบัญชีมานั่งคุยกันเรื่องผังบัญชีนั้นถือว่าเป็นเรื่องสำคัญที่คนส่วนใหญ่มักไม่ทำ ฉนั้นหากคุณต้องการที่จะสามารถตรวจสอบบัญชีเบื้องต้นด้วยตัวเอง สิ่งแรกที่คุณควรทำความเข้าใจคือผังบัญชีของธุรกิจคุณ

นอกจากนี้แล้วการจัดเก็บแฟ้มเอกสารก็สำคัญไม่แพ้กัน ควรมีการแยกประเภทเอกสารเป็นหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบ เมื่อถึงคราวที่ต้องตรวจสอบจะทำให้ไม่เสียเวลาในการข้นหา

งบการเงินเป็นตัวที่จะบ่งบอกได้ถึงสภาพคล่องของธุรกิจของคุณ ผู้ประกอบการจึงจำเป็นที่อย่างน้อยเข้าใจและอ่านงบการเงินรู้เรื่อง ตังเลขต่างๆ มาจากไหน และความถี่ที่คุณจะเห็นงบการเงินนั้นควรจะบ่อยแค่ไหนก็เป็นสิ่งสำคัญ สำนักงานบัญชีบางเจ้าส่งงบการให้แค่ปีละครั้งทุกๆ สิ้นปี ซึ่งหากมีตัวเลขที่ไม่ถูกต้องก็อาจจะเลยกำหนดระยะเวลาที่สามารถแก้ไขได้แล้ว เรื่องนี้จึงเป็นอีกเรื่องสำคัญที่คุณควรตกลงกับฝ่ายบัญชีของคุณให้ดีตั้งแต่แรก

แผนผังภาษี รายงาน และกระทบยอด

เอกสารทั้งสามอย่างนี้ ถือเป็นสิ่งสำคัญมากๆ ที่เจ้าของกิจการอย่างคุณ ควรที่จะต้องรู้จัก และคอยตรวจสอบ

1. ตรวจแผนผังภาษี หรือ Tax Mapping
ไม่ใช่แค่ธุรกิจหรือองค์เท่านั้น ที่มีแผนผัง การจัดการบัญชีและภาษี ก็มีแผนผังภาษีเช่นกัน Tax Mapping หรือที่เราเรียกกันว่าแผนผังภาษี ซึ่งเป็นการทำผังรายละเอียดที่เกี่ยวกับข้อกฎหมาย และข้อบังคับต่างๆทางภาษีที่เกี่ยวข้องธุรกิจของคุณ โดยส่วนมากมักจะเป็นผังที่จะจับคู่ข้อกำหนดหรือข้อบังคับทางภาษีต่างๆกับธุรกรรมที่เกิดขึ้นในธุรกิจ เพื่อคอยตรวจสอบและคอยระวัง ไม่ให้การทำธุรกรรมต่างๆของธุรกิจ ผิดพลาดหรือไม่ตรงตามข้อกำหนด หรือข้อกฎหมาย จนเกิดความเสียหาย ซึ่งแผนผังภาษีนี้ สำนักงานบัญชีหลายๆแห่ง จะไม่ได้มีการเตรียมไว้ให้ หากคุณไม่ได้พูดถึงหรือเป็นฝ่ายขอเอกสารเหล่านี้ ซึ่งนี่จะเป็นสิ่งที่ทำให้คุณสามารถลดความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นทางด้านภาษีได้

2. การตรวจสอบรายงาน
การทำรายงานภาษี ไม่ว่าจะเป็นรายงานภาษีซื้อหรือภาษีขาย ตลอดไปถึงการตรวจสอบใบสำคัญหัก ณ ที่จ่ายก็เป็นเรื่องสำคัญ เพราะคุณสามารถเช็คดูได้ว่าอะไรขาดหายไปหรือเกินเพื่อที่จะแก้ไขได้ทันเวลา

3. การกระทบยอดภาษี
การกระทบยอดภาษี คือ การนำภาษีแต่ละประเภทที่มีการเกี่ยวข้องกันโดยอ้อมมาจับชนกัน เพื่อดูว่าข้อมูลนั้นตรงกันไหม เป็นการตรวจสอบว่ามีการส่งภาษีขาดหรือเกินหรือเปล่า เช่น เวลาคุณส่งภาษีเงินได้ คุณต้องทำการแจ้งยอดขายทั้งปี แต่คุณยื่น VAT ขายด้วยแบบ ภพ.30 ถ้าคุณนำรายได้ทั้ง 12 เดือนบนแบบภพ.30 มารวมกัน ยอดนั้นควรที่จะตรงกับยอดขายทั้งปีเมื่อคุณยื่นภาษีเงินได้

หากไม่ตรงกันเป็นเพราะอะไร เรื่องนี้ต้องมีการชี้แจงได้ เพราะก็มีความเป็นไปได้เนื่องจากรายได้บางประเภทอาจไม่อยู่ในข้อบังคับของ VAT แต่ถือว่าเป็นรายได้ของบริษัท ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วสำนักงานบัญชีทั่วไปจะไม่ได้ทำการกระทบยอดให้หากคุณไม่ขอ หรือ ไม่มีการเรียกตรวจสอบจากกรมสรรพากร ฉะนั้นเมื่อรู้อย่างนี้แล้วในฐานะเข้าของกิจการ คุณควรระบุในข้อตกลงให้ทีมงานบัญของคุณจัดการเพิ่มเติมด้วย

การควบคุมภายใน ปัจจัยความเสี่ยงทางการเงิน

ปัญหาที่จะสามารถเกิดขึ้นนั้น หลายๆครั้งเราอาจจะไม่สามารถควบคุมได้แแบบ 100% แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น สิ่งที่เจ้าของกิจการควรคำนึงถึง คือการควบคุมปัจจัยต่างๆ ที่จะก่อให้เกิดความเสี่ยงในรูปแบบต่างๆให้มากที่สุด ซึ่งเราคิดว่ามีสองเรื่องใหญ่ๆที่เจ้าของกิจการควรจะพิจารณาดูอย่างรอบคอบในการบริหารธุรกิจ

1. การคุมปัจจัยภายใน สิ่งที่คุณควรจะต้องคอยหมั่นตรวจสอบอยู่เสมอๆ คือการทำงานของคนภายในองค์กร เพราะถือว่าเป็นสิ่งที่คุณสามารถที่จะควบคุมความเสี่ยงที่เกิดขึ้นได้ง่ายกว่าปัจจัยภายนอกที่คาดเดาและควบคุมได้ยากกว่า

ซึ่งหน้าที่ของเจ้าของกิจการ ควรที่จะตรวจสอบระบบการจัดการภายในกิจการในภาพรวม ว่ามีฝ่ายไหนที่จะต้องรับผิดชอบบ้าง โดยเฉพาะเรื่องเกี่ยวกับเงิน ไม่ว่าจะทั้งรายรับหรือรายจ่าย

จากตัวอย่างที่เห็นในข่าวกันบ่อยๆ ว่าการเกิดกระบวนการทุจริต หรือ ข้อผิดพลาดที่ใหญ่โตในหลายๆครั้ง มักจะเกิดมาจากฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเงินเป็นส่วนใหญ่ โดยเฉพาะ ถ้าหากมีการร่วมมือกันระหว่าง ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี และฝ่ายการเงิน

ดังนั้น คุณในฐานะเจ้าของกิจการ ควรที่จะป้องกันและควบคุมปัจจัยต่างๆที่อาจก่อให้เกิดปัญหาการทุจริตเหล่านี้ได้ ด้วยการวางระบบการทำงานและควบคุมบุคลากร ให้มีการตรวจสอบการทำงานซึ่งกันและกัน ในแบบที่คุณเองก็สามารถที่จะคอยตรวจเช็คได้ เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้น รวมถึงป้องกันความเสี่ยงในการทุจริต ที่หากทั้ง 3 ฝ่ายนี้ร่วมมือกันแล้ว คุณจะไม่สามารถตรวจสอบได้เจอด้วยหลักฐานทางเอกสารใดๆทั้งสิ้น

2. ปัจจัยความเสี่ยงด้านการเงิน พูดถึงปัจจัยอื่นๆที่อาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ สิ่งที่องค์กร หรือ กิจการสามารถทำได้ดีที่สุด คือ การจัดการบริหารความเสี่ยง และคำนึงถึงปัจจัยความเสี่ยงทางด้านการเงินในแง่มุมต่างๆ ที่มีโอกาสเกิดขึ้นได้ เพื่อวางกลยุทธ และวางแผนการดำเนินงานของบริษัทให้อยู่ในรูปแบบที่มีความเสี่ยงในระดับที่สามารถจัดการได้ และยังสามารถบรรลุจุดประสงค์ตามที่บริษัทได้ตั้งเป้าเอาไว้

ในทางการเงินแล้ว กระแสเงินสดถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องคอยดูแล ควบคุมควาเมสี่ยง ไม่ให้เกิดความผิดพลาดอย่างเด็ดขาด นอกจากนี้ยังมีเรื่องของ ต้นทุนทางการเงิน หรือ อัตราดอกเบี้ยเงินกู้ ซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ความสามารถในการเรียกเก็บชำระเงินจากลูกหนี้ของธุรกิจคุณ ซึ่งความเสี่ยงเหล่านี้ที่อาจจะทำให้บริษัทสามารถไปถึงจุดจบเลยก็เป็นได้

คุณตรวจสุขภาพทางการเงินแล้วหรือยัง ?

แน่นอนว่าการตรวจสอบบัญชีเป็นหน้าที่ของผู้สอบบัญชีที่จะต้องมานั่งดู ตรวจสอบ ทุกๆ ครั้งที่ผู้สอบบัญชีเซ็นรับรองสิ่งที่เขาดู คือ การทำบัญชีของเราน่าจะมีอะไรที่ผิดพลาด หรือ ไม่ได้มาตรฐานตามหลักเกณฑ์ทางบัญชีบ้างไหม

แต่เนื่องจากเราไม่ได้จ้างให้ผู้สอบมาค่อยนั่งตรวจเช็คการทำบัญชีทุกๆ เดือน หรือ มาให้คำแนะนำตลอดเวลา ซึ่งในบางบริษัทที่ให้ความสำคัญในส่วนนี้เป็นอย่าง ก็จะมีฝ่ายที่เรียกว่า internal audit เพื่อตรวจเช็ค operating ภายใน เสมือนตำรวจภายในออฟฟิศกลายๆ 

คุณในฐานะที่เป็นเจ้าของธุรกิจก็ต้องหัดตรวจสอบสิ่งเหล่าให้เป็นเช่นกัน เพื่อจะได้เข้าใจว่าความเสี่ยงนั้นอยู่ตรงไหน ข้อผิดพลาดสามารถเกิดขึ้นตรงไหนได้บ้าง เพราะบางทีคนที่ใกล้ตัวคุณอาจเป็นคนที่ทำให้คุณฝันร้ายก็เป็นได้